Wat kun je tegenwoordig met Excel

Excel heeft een imago dat al jaren hetzelfde lijkt te zijn: een programma met eindeloze rijen en kolommen waarin je cijfers invoert. Wie het programma tegenwoordig gebruikt, weet dat het inmiddels veel meer kan. Van eenvoudige berekeningen en administratie tot uitgebreide data-analyse en automatisering. Excel is uitgegroeid tot een veelzijdige werkomgeving die zowel thuis als binnen bedrijven nog steeds volop wordt gebruikt.

Excel is meer dan een digitaal rekenblad

De basis van Excel is nog altijd hetzelfde. Je werkt met cellen waarin je tekst, cijfers en formules kunt plaatsen. Het verschil zit vooral in wat je vervolgens met die gegevens kunt doen.

Een eenvoudige tabel kan bijvoorbeeld automatisch berekeningen uitvoeren zodra je een bedrag aanpast. Daardoor hoef je niet iedere keer opnieuw te rekenen. Dat klinkt misschien simpel, maar bij grote bestanden kan dit enorm veel handmatig werk schelen.

Excel wordt onder meer gebruikt voor:

• budgetten en financiële administratie
• urenregistratie en planning
• voorraadbeheer
• offertes en facturen
• klant- en verkoopoverzichten
• rapportages
• data-analyse
• berekeningen en prognoses

Juist die brede toepasbaarheid maakt het programma interessant voor zowel beginners als ervaren gebruikers.

Van administratie tot bedrijfsplanning

Een van de meest praktische toepassingen is het bijhouden van financiële gegevens. Een ondernemer kan bijvoorbeeld inkomsten en uitgaven in een spreadsheet verwerken en met formules automatisch totalen laten berekenen.

Maar Excel kan ook worden ingezet voor een planning. Denk aan een werkrooster waarin zichtbaar is wie wanneer werkt of een projectplanning waarin verschillende taken en deadlines worden bijgehouden.

Het voordeel is dat je een bestand volledig kunt aanpassen aan je eigen werkwijze. Je hoeft je niet altijd aan een vaste indeling van een softwarepakket te houden.

Slimmer werken met formules

Wie alleen handmatig cijfers invoert, gebruikt maar een klein gedeelte van wat Excel te bieden heeft. Formules maken het mogelijk om gegevens automatisch met elkaar te laten samenwerken.

Een simpele optelsom is slechts het begin. Er zijn functies voor gemiddelden, voorwaarden, zoekopdrachten en het combineren van gegevens. Wanneer je deze functies goed gebruikt, kan een spreadsheet veel werk voor je uitvoeren.

Een goed opgebouwd Excel-bestand kan bijvoorbeeld automatisch:

• bedragen bij elkaar optellen;
• resultaten met elkaar vergelijken;
• bepaalde gegevens uit een grote tabel halen;
• afwijkingen signaleren;
• totalen per maand of categorie berekenen.

Dat maakt het programma vooral interessant voor werkzaamheden die regelmatig terugkomen.

Grote hoeveelheden gegevens analyseren

Excel wordt niet alleen gebruikt om gegevens te bewaren, maar ook om er informatie uit te halen. Bij grote datasets kunnen sorteer- en filterfuncties helpen om snel specifieke gegevens te vinden.

Draaitabellen zijn daarbij een belangrijk hulpmiddel. Hiermee kun je grote hoeveelheden informatie samenvatten zonder iedere regel afzonderlijk te bekijken.

Stel dat een bedrijf duizenden verkoopregels heeft. Met een draaitabel kan het bedrijf bijvoorbeeld bekijken hoeveel omzet iedere maand is behaald of welke productcategorie het meest wordt verkocht.

Grafieken kunnen deze resultaten vervolgens duidelijker maken. Een stijging of daling die in een tabel nauwelijks opvalt, wordt in een grafiek vaak direct zichtbaar.

Excel wordt steeds slimmer

De mogelijkheden van Excel zijn de afgelopen jaren flink uitgebreid. Vooral functies voor gegevensverwerking en automatisering maken het programma krachtiger.

Een voorbeeld daarvan is Power Query. Hiermee kun je gegevens uit verschillende bronnen importeren, opschonen en samenvoegen. Dat is handig wanneer je regelmatig met dezelfde soort bestanden werkt.

In plaats van iedere maand opnieuw gegevens handmatig te kopiëren en aan te passen, kun je een groot deel van het proces automatiseren.

Dat levert vooral bij terugkerende werkzaamheden tijdwinst op.

Samenwerken aan hetzelfde bestand

Ook samenwerken is tegenwoordig een stuk eenvoudiger. Excel-bestanden kunnen online worden opgeslagen, waardoor meerdere gebruikers toegang kunnen hebben tot hetzelfde document.

Dat is handig voor teams die gezamenlijk werken aan een planning, budget of rapportage. Iedereen kan met dezelfde versie werken, waardoor het minder nodig is om bestanden steeds afzonderlijk naar elkaar te sturen.

Daarbij blijft een duidelijke structuur belangrijk. Een spreadsheet waarin iedereen zomaar kolommen, formules of gegevens aanpast, kan snel onoverzichtelijk worden.

Waarom Excel nog steeds wordt gebruikt

Er zijn inmiddels talloze programma’s voor administratie, planning en data-analyse. Toch blijft Excel populair. Dat komt vooral doordat het programma flexibel en breed inzetbaar is.

Voor de ene gebruiker is een eenvoudige tabel voldoende. Een andere gebruiker kan met dezelfde software uitgebreide analyses uitvoeren en processen automatiseren.

Dat is misschien wel de grootste kracht van Excel: het programma legt niet één manier van werken op. Je kunt klein beginnen en steeds meer functies gebruiken naarmate je ervaring groeit.

Excel is daardoor allang niet meer alleen het programma waarin je cijfers in vakjes zet. Het is een hulpmiddel geworden waarmee je gegevens kunt organiseren, berekenen, analyseren en presenteren. En juist daardoor blijft het ook tegenwoordig relevant.